Осознанная жизнь и электронная почта (продолжение)
5. Поиск оправданий.
Про себя я могу сказать, что когда я бездумно поверяю электронную почту (читаю Фейсбук, Одноклассников, В контакте и т.д.), я обычно не ищу ничего важного. Я просто ищу оправданий своему ничегонеделанию.
Я ищу любой предлог: как я смогу потом оправдаться перед собой за то, что мои дела не были сделаны (Мне пришлось помогать Васе с каким-то вопросом, или я должна была помочь Ане что-то выяснить).
Не попадайтесь в эту ловушку. Не нужно превращать чтение почты в предлог для объяснение вашей неудачи.
Если вам не хочется что-то делать, не нужно сразу бросаться читать почту. Просто осознайте, нужно ли вам делать это дело. И, если нужно, сделайте его!
6. Отсутствие временных рамок
Вы находитесь на каком-то собрании, совещании, и вам кажется, что это просто потеря времени. Но, у таких мероприятий обычно есть один плюс. Вы обычно знаете, сколько времени они будут длиться.
Если я спрошу вас, сколько времени вы собираетесь потратить на чтение почты с того момента, как вы ее открыли, скорее всего вы не знаете. Или сильно недооцениваете.
Открыть письмо и пробежать его, действительно, может быть делом минуты. Но вас начинают затягивать действия, вытекающие из прочтения этого письма, и сколько это займет времени, не знает никто.
Начав утро с прочтения почты, можно очнуться, когда пройдет время обеда 🙂
Нужно сказать себе, сколько рабочих продуктивных часов в день у вас есть. И не позволять электронной почте затягивать вас и заставлять вас тратить на нее больше времени, чем вы рассчитывали.
7. Ожидания других людей.
Многие люди говорят: «Но я должен проверить почту! Люди ожидают, что я им утром отвечу!»
Во-первых, я в это не верю. Конечно, бывают письма, которые требуют немедленного ответа. Но они приходят гораздо реже, чем мы позволяем себе думать. Во-вторых, мы не обязательно должны оправдывать чьи-то ожидания.
Вы знаете, почему люди думают, что вы ответите им утром?
Вполне возможно, именно потому, что вы всегда первым делом им отвечали. И у них появились соответственные ожидания.
Чем чаща вы будете проверять почту, чем чаще люди будут ожидать, что вы ее проверите. :). Просто перестаньте проверять ее с утра пораньше, и люди перестанут от вас этого ожидать.
Я знаю, гораздо легче сказать, чем сделать J.
Если вы все же «просто обязаны» проверить почту.
Некоторые из вас могут начать протестовать: «Так я поддерживаю связь со своей группой, командой и т.д.». или «Мне нужно войти в курс дела, чтобы знать, что делать дальше». Согласна. Бывают случаи, когда нужно узнать о каких-то важных (а не просто срочных) вещах. И значит, действительно, быстро проверить почту первым делом.
Чтобы не «завязнуть», предлагаю сделать следующее:
*Открывать почту, если вам нужно просмотреть что-то конкретное. Самое главное, не распыляться. Помните, вам нужно просмотреть конкретное письмо от конкретного человека.
*Отделяйте более важные письма от менее важных. Поставьте фильтры или получайте письма на разные мейл-адреса. Тогда вы даже не увидите их в почтовом ящике, если полезете за чем-то важным.
*Ограничение по времени. Отведите на почту пять минут, если вам нужно проверить одно письмо. И пусть у вас будет заранее готов план действий: перед открытием «Входящих» решите, что вы делаете, если:
1) Письмо пришло
2)Письмо не пришло
3)Письмо дошло не полностью или оказалось не читабельным.
Заранее планируйте, что вы сделаете в том или ином случае.
Удачи!
по материалам Сида Савары